すっかり夏本番！こんにちは！つむぎです。
突然ですが、みなさんは「MicrosoftAccess」というソフトをご存知ですか？
「MicrosoftAccess」は、Microsoft社のデータベースソフトで、Excelなどと同じオフィスソフトの仲間です。
データベースソフトとは、大量にデータが保存できて、必要なデータを必要な時に抽出することができるソフトのこと。
つむぎではこのAccessを使って、主に3～5台くらいまでのPCで使用できる、中小企業さま向けの業務システムを制作しています。
つむぎのAccessに関するサービスのついては、下記をご覧ください。
→つむぎのできること：Accessを使用したオリジナル業務システム開発
毎月の請求や在庫管理・顧客管理などの業務を、社員の方がExcelを駆使してやりくりされている中小企業さまが多いのではないでしょうか？
Excelはとても優秀なソフトなので、Excelで問題なく作業が完了している場合は、わざわざAccessに移行する必要はありません。
Accessへの作業の移行を考えられるポイントとしては、下記を参考にしてください。
毎日の作業で、こんなストレスを感じられたことはありませんか？
・データが増えてきて、管理が大変になってきた
・Excelのシートを行ったり来たりで、作業が大変！
・このデータについてくわしく検索したいけど、調べるのが大変！
・売上金額・在庫数量など、すぐに把握できたらいいのに。。。
・複数の人で同じExcelシートで作業していて、ファイルが固まって更新できない・・・
などなど、「効率が落ちてきたな？」「とにかく時間がかかるな？」を感じられた時こそ、Accessに業務を移行すると大変効果的です！
なぜ、Accessが効果を発揮するのか？
・Accessは、大量にデータが保存できる
・Accessを使って、「ボタン1つでサクッと作業が終わるシステム」を作ることができる
・保存された大量のデータから、簡単にデータ検索が可能
・売上金額・在庫数量などの統計データも楽々計算！
・数人で作業する場合は、作り方を考えることで快適な作業が実現可能
など、ExcelからAccessに業務を移行することで、時間の短縮・作業の効率化などを実現することができます。
Accessで作業を整理する時に一番大切なのが、下記の3点。
①今の作業の詳しい聞き取りと作業の問題点
②ご依頼主の方が、今の作業をどんなふうに改善したいのか？
③①と②から、どんな設計図を作成するのか？
という点です。
つむぎでは、①から③の部分を大切にして、「お客さまと同じ目線からのアドバイス」と「作業の効率化のお手伝い」をしています。
Accessで作成するシステムの作業イメージを本棚作成に例えると、
・その作業に適した本棚を作成する
・Excelのシートで管理していたデータを用途別の本に分ける
・本の関係性を調べて、用途別に本棚に整理する
・必要に応じて、新しい本を作成したり、削除したりする
・特定の本に記事やページの追加・すでに記載済みの記事やページの修正や削除を行う
・複数の本の関係性を参考にして、複数の本に記事やページの追加・修正・削除を行う
・複数の本の関係性を参考にして、ほしいと思う記事やページをいろいろな形でつくる
という感じで、データの管理を行います。
上記のような仕組みを作るのは、Excelに比べて正直大変です。
ですが、一旦その仕組みができてしまうと素晴らしい威力を発揮し、その効果を実感していただけます！
できあがった仕組みに、後から新しい機能を足すことも可能。
何より、あなたの会社のお仕事にフィットしたシステムは、本当に使いやすいものになります。
次回は、Accessで作るシステムのパターンをお話ししたいと思います。
