こんにちは！つむぎです。
早速ですが、今回はAccessで作るシステムのパターンのその②をお話ししたいと思います。
[パターン②]
常に新しいデータが追加され、更新・削除・参照などを行う
（データ蓄積・常時更新型）
※過去のデータは削除せず、保存して使用
このパターンを、少し前に納品したお客さまの「注文管理」の事例で考えたいと思います。
[お客さまの現状の背景]
・ご依頼主は、ECサイトに商品を出展販売されている事業者さま
・Yahooや楽天、その他のショッピングモールや自社サイトから、注文を常時受けつけている
・注文データはメールで受信するので、その内容を転記入力
・注文の商品に応じて、最適な発送方法を考えて手配
・注文をもらったお客さま宛に、手動で発送完了メールを送信
・注文数が膨大で、管理を現在Excelで行っていて、作業に時間がかかっている
・寝る時間もないほど忙しい
[こんなところに困っています！]
・とにかく注文件数が膨大で、Excelでの管理が限界に達してきた
・問い合わせ時のデータ検索など、データが多すぎて時間がかかる
・毎月、Excelのシートを新規に作成しないといけない
・メール送信も発送業者別の内容で、手作業で送信していてもう限界！
・発送用のタックラベルなどは、別途作成していて手間がかかる
・請求書や納品書、領収書も手書き発行で大変！
・二人で使いたいが、Excelでは固まってしまったり、作業ができない時がある
[パターン②でご提案したシステムの流れ]
①注文データをAccessで作成したフォームに随時入力
※データはドンドン追加、必要に応じて修正や削除を行う
②発送業者も注文入力フォームに、適時入力
③入力された発送業者に応じて、メール内容を自動生成して送信
④必要に応じて、タックラベル・請求書・納品書・領収書を注文データを元に自動生成
[効果が上がった点]
・データ量を気にせず、ドンドン追加入力できるようになった
・データを毎月Excelシートで管理する必要がなくなり、一元管理できるようになった
・色々な項目で検索が可能になり、問い合わせに対して迅速に対応できるようになった
・発送業者別のメールが、自動作成・送信されるので間違いと作業時間が大幅に減った
・タックラベル・請求書・納品書・領収書も自動生成されるので便利！
・月々の売上の把握もできるようになった
・二人で作業ができて便利！
・全体的に作業時間が大幅に短縮され、睡眠時間が取れるようになった
この注文管理システムでは、上記のような改善効果がみられました。
パターン②のシステムは、主にメイン業務で使用されますが、このようにデータをドンドンためて利用することで、
・様々な角度からの検索や集計が可能になる
・必要なレポートが瞬時に印刷可能に！
・入力された内容に応じてメールを自動作成・自動送信
など、作業の効率化だけにとどまらず、データ分析を行うことが可能になります。
私はデータとは、経営戦略のため、お客さまへのサービス向上のためのキッカケをつかむことができる宝物だと思っています。
さまざまな角度からデータ分析を行うことで、攻めの営業戦略を立てたり、売れ筋商品を把握することにもつながります。
みなさんもデータの一元管理で「作業時間の効率化」を、そしてデータの有効活用で「攻めの営業とお客さまへのおもてなしアップ！」を考えて見られませんか？
次回は、データをためて参照するパターンをご紹介したいと思います。
